500 phần quà Tết doanh nghiệp: Cần chuẩn bị bao nhiêu bước từ brief đến giao hàng?

Đặt 500 phần quà Tết doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn sản phẩm hay thiết kế hộp quà đẹp mắt. Đằng sau mỗi đơn hàng là nhiều công đoạn cần phối hợp.

Một quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ, kiểm soát số lượng và đảm bảo các phần quà đáp ứng yêu cầu đã thống nhất. Vậy quy trình đặt quà Tết doanh nghiệp gồm những bước nào và cần chú ý gì ở từng giai đoạn? Hãy cùng Tai Thong tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình 5 bước đặt 500 phần quà Tết doanh nghiệp

Một quy trình đặt quà Tết doanh nghiệp chuẩn không chỉ giúp người phụ trách mua hàng (Procurement/HR/Marketing) tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa ngân sách và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

1.1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu (Brief)

Thông tin đầu vào càng chi tiết, nhà cung cấp càng dễ dàng đưa ra phương án tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần xác định rõ 4 thông tin trước khi gửi brief:

• Ngân sách: Chi phí tối đa cho mỗi phần quà (đã bao gồm VAT và chi phí vận chuyển hay chưa).
• Số lượng: Số lượng ước tính cụ thể (Ví dụ: 500, 1000 hay 2000 phần).
• Người nhận: Xác định nhóm đối tượng như đối tác VIP, nhân viên nhà máy, khách hàng đại lý hoặc nhân sự văn phòng. Mỗi nhóm có thể có nhu cầu và kỳ vọng khác nhau về thành phần quà, hình thức đóng gói và mức độ trang trọng.
• Hạn chót (Deadline): Thời gian chính xác cần nhận hàng để lên timeline sản xuất.

1.2. Bước 2: Tuyển chọn và Đề xuất giải pháp

Sau khi tiếp nhận Brief, nhà cung cấp sẽ dựa trên các tiêu chí đã đề ra để thiết kế và cấu trúc các set quà Tết doanh nghiệp phù hợp. Đơn vị cung cấp sẽ gửi báo giá chi tiết kèm theo hình ảnh thực tế hoặc bản mockup 3D để doanh nghiệp dễ dàng hình dung, so sánh và đưa ra quyết định lựa chọn.

1.3. Bước 3: Tùy chỉnh cá nhân hóa theo yêu cầu

Với đơn hàng quà Tết doanh nghiệp, bao bì còn là một phần thể hiện hình ảnh và thông điệp của doanh nghiệp gửi đến người nhận. Vì vậy, bước tùy chỉnh cần được thực hiện dựa trên nhận diện thương hiệu và phương án quà đã thống nhất.

Một số hạng mục có thể tùy chỉnh gồm:

• Hộp quà: In logo, ép kim hoặc lựa chọn màu sắc, chất liệu và kiểu dáng phù hợp với nhận diện thương hiệu.
• Thiệp chúc Tết: Thiết kế lời chúc riêng, thông điệp tri ân hoặc nội dung dành cho từng nhóm đối tượng.
• Thông tin cá nhân hóa: Bổ sung tên người nhận hoặc nội dung riêng nếu chương trình có yêu cầu.

Sau khi hoàn thiện thiết kế, doanh nghiệp cần kiểm tra mockup và duyệt mẫu thực tế khi cần thiết. Các chi tiết như vị trí logo, màu sắc, nội dung in, kích thước bao bì và cách sắp xếp sản phẩm nên được xác nhận trước khi sản xuất hàng loạt.

Việc thống nhất mẫu ngay từ đầu giúp hạn chế thay đổi vào giai đoạn sản xuất, đặc biệt khi đơn hàng có nhiều hạng mục in ấn hoặc yêu cầu đồng nhất trên hàng trăm phần quà.

1.4. Bước 4: Sản xuất và Kiểm soát chất lượng

Sau khi mẫu quà được duyệt, nhà cung cấp tiến hành chuẩn bị và sản xuất theo phương án đã thống nhất. Trong giai đoạn này, các công đoạn sản xuất, hoàn thiện bao bì, lắp ráp và đóng gói cần được phối hợp theo kế hoạch. Nhà cung cấp cũng cần theo dõi tiến độ để kịp thời xử lý những sai lệch so với mẫu đã duyệt.

1.5. Bước 5: Giao hàng tận nơi

Khâu cuối cùng là lên phương án vận chuyển an toàn. Đặc biệt với việc đặt quà Tết số lượng lớn, nhà cung cấp cần có năng lực điều phối kho bãi, xử lý chia tuyến giao hàng linh hoạt đến nhiều địa chỉ, chi nhánh khác nhau của doanh nghiệp trên toàn quốc, đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn khi đến tay người nhận.

2. 4 khâu cần kiểm soát trước khi giao quà

2.1. Sản xuất: Đảm bảo đúng mẫu đã duyệt

• Đối chiếu tổng thể: Rà soát kỹ lưỡng sản phẩm thực tế, quy cách gia công, bao bì và thiết kế so với phương án sample đã được hai bên ký duyệt.
• Quản lý tiến độ: Theo dõi sát sao năng suất từng ngày để kịp thời xử lý các sai lệch, đảm bảo thời gian giao hàng đúng cam kết.

2.2. Kiểm tra chất lượng: Rà soát sản phẩm và chi tiết hoàn thiện

• Chất lượng: Kiểm tra tình trạng vật lý của sản phẩm bên trong, bao bì đóng gói từng món, hạn sử dụng và các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Chi tiết in ấn: Đối chiếu độ sắc nét của logo, độ chuẩn màu sắc thương hiệu, nội dung in ấn trên hộp, túi xách và các thông tin cá nhân hóa đi kèm.

2.3. Đóng gói: Đảm bảo đủ thành phần trong từng phần quà

• Kiểm đếm thành phần: Đối chiếu chéo danh sách sản phẩm cấu thành nên set quà để triệt tiêu hoàn toàn tình trạng đóng thiếu hoặc nhầm lẫn thành phần.
• Định hình sản phẩm: Kiểm tra cách sắp xếp, lớp mút/khay định hình cố định sản phẩm bên trong, test độ chống sốc và tình trạng hộp quà sau khi hoàn tất đóng gói, dán tem mác.

2.4. Kiểm tra cuối: Sẵn sàng trước khi xuất hàng

• Chốt số lượng: Đối chiếu số lượng thùng carton thành phẩm thực tế với đơn đặt hàng.
• Rà soát vận đơn: Kiểm tra tình trạng vỏ thùng, nhãn dán phân loại, thông tin người nhận và yêu cầu giao nhận cho từng khu vực.
• Bàn giao: Xác nhận các phần quà đáp ứng yêu cầu chất lượng trước khi ký biên bản bàn giao cho đơn vị vận chuyển hoặc đại diện nhận hàng của doanh nghiệp.

3. Câu hỏi thường gặp