Đặt quà Tết doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Checklist 4 thông tin trước khi tìm nhà cung cấp

Đặt quà Tết doanh nghiệp không chỉ là lựa chọn những phần quà đẹp mắt mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị về số lượng, chi phí, yêu cầu sản phẩm và kế hoạch giao nhận. Nếu chưa xác định rõ các thông tin này, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian trao đổi, điều chỉnh phương án hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Vậy cần chuẩn bị những gì trước khi tìm nhà cung cấp? Hãy cùng Tai Thong điểm qua 4 thông tin giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị quà tết doanh nghiệp.

1. Checklist 4 thông tin trước khi tìm nhà cung cấp quà Tết doanh nghiệp

1.1. Ngân sách dự kiến cho mỗi phần quà

Ngân sách là yếu tố định hướng danh mục sản phẩm, quy cách đóng gói và mức độ cá nhân hóa của quà Tết doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên xác định mức chi dự kiến cho mỗi phần quà và tổng ngân sách của chương trình để nhà cung cấp đề xuất phương án phù hợp.

Một số nội dung cần làm rõ gồm:

• Tổng ngân sách: Số tiền dự kiến dành cho quà Tết.
• Chi phí mỗi phần quà: Mức chi dự kiến cho nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc khách hàng VIP.
• Chi phí bổ sung: Các khoản liên quan đến bao bì, in logo, thiệp chúc Tết, cá nhân hóa và vận chuyển.
• Khoản dự phòng: Chi phí dành cho những thay đổi hoặc nhu cầu phát sinh trong quá trình triển khai.

1.2. Số lượng quà Tết cần đặt

Số lượng quà ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí, phương án đóng gói và kế hoạch sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp nên dựa trên danh sách người nhận dự kiến để ước tính số lượng tương đối chính xác trước khi yêu cầu báo giá quà Tết doanh nghiệp.

Khi xác định số lượng, cần lưu ý:

• Thống kê số phần quà dành cho nhân viên, khách hàng, đối tác và các nhóm khác.
• Phân chia số lượng theo từng loại quà nếu có nhiều mức ngân sách.
• Dự kiến số lượng bổ sung nếu danh sách người nhận có thể thay đổi.

1.3. Đối tượng nhận quà

Xác định đúng người nhận giúp doanh nghiệp lựa chọn quà Tết phù hợp với mục đích tri ân và tính chất của mối quan hệ. Thay vì sử dụng một phương án cho tất cả, doanh nghiệp có thể phân nhóm người nhận để cân đối ngân sách và mức độ đầu tư cho từng phần quà.

• Phân loại đối tượng nhận quà: Lập danh sách theo từng nhóm như nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc khách hàng VIP để xác định nhu cầu cụ thể.
• Phân chia mức quà phù hợp: Cân nhắc tính thiết thực đối với quà tặng nhân viên và hình thức trình bày chỉn chu hơn đối với đối tác quan trọng.

1.4. Thời hạn cần nhận quà

Thời hạn giao hàng cần được xác định ngay từ đầu để nhà cung cấp đánh giá khả năng đáp ứng và xây dựng kế hoạch triển khai. Với những đơn hàng cần thiết kế riêng, in logo hoặc sản xuất số lượng lớn, doanh nghiệp nên tính cả thời gian duyệt mẫu và kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao.

2. Cần lưu ý gì khi lựa chọn nhà cung cấp quà Tết doanh nghiệp?

Sau khi hoàn thiện mẫu brief quà Tết, doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên khả năng đáp ứng thực tế thay vì chỉ so sánh mức giá. Một số tiêu chí quan trọng cần kiểm tra gồm:

• Kiểm tra sản phẩm và chất lượng: Xem xét nguồn gốc xuất xứ, thành phần, hạn sử dụng và quy cách đóng gói của quà tặng.
• Uy tín và kinh nghiệm: Có hồ sơ năng lực, dự án thực tế hoặc phản hồi khách hàng để tham khảo.
• So sánh báo giá: Đối chiếu thành phần quà, bao bì và các chi phí đi kèm giữa các nhà cung cấp.
• Xác nhận khả năng đáp ứng: Kiểm tra khả năng cung ứng số lượng lớn, thiết kế riêng và thời gian giao hàng.
• Thiết kế và cá nhân hóa: Có khả năng triển khai logo, màu sắc thương hiệu, thiệp chúc Tết và bao bì theo yêu cầu.
• Hợp đồng và điều khoản rõ ràng: Thống nhất các nội dung như đặt cọc, thanh toán, thời hạn giao hàng, quy trình duyệt mẫu và phương án xử lý khi hàng hóa bị lỗi hoặc không đúng thỏa thuận.

3. Câu hỏi thường gặp khi đặt quà Tết doanh nghiệp