Phân Định Trách Nhiệm Cung Cấp Chứng Từ Trong Quá Trình Giao Nhận

Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và thuận lợi trong công tác kiểm soát hàng hóa, Tai Thong và các đối tác giao nhận (bao gồm thương nhân, nhà phân phối, hoặc đơn vị cung ứng dịch vụ logistics) có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong việc cung cấp và lưu trữ chứng từ liên quan đến quá trình giao hàng.

1. Trách nhiệm của Tai Thong

Chuẩn bị và bàn giao đầy đủ các chứng từ liên quan đến hàng hóa bao gồm nhưng không giới hạn:

- Phiếu giao hàng/Phiếu xuất kho

- Biên bản bàn giao (nếu áp dụng)

- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ (theo yêu cầu đơn hàng)

Niêm yết mã đơn hàng, thông tin người nhận và thông tin sản phẩm trên kiện hàng một cách rõ ràng.

2. Trách nhiệm của tổ chức cung ứng dịch vụ logistics

- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ kèm theo đơn hàng do Tai Thong cung cấp.

- Đảm bảo việc bàn giao hàng hóa đúng địa chỉ, đúng người nhận và đúng số lượng, chủng loại được ghi trên chứng từ.

- Ký nhận biên bản giao hàng và lưu lại bản sao (hoặc hình ảnh điện tử) để đối chiếu khi cần thiết.

- Trường hợp phát sinh lỗi giao sai hàng, thiếu hàng hoặc không đầy đủ chứng từ, đơn vị vận chuyển có trách nhiệm thông báo ngay với Tai Thong trong vòng 4 giờ làm việc kể từ thời điểm phát hiện.

3. Trách nhiệm của thương nhân/đối tác phân phối

- Đối chiếu, kiểm tra và ký nhận đầy đủ chứng từ giao nhận ngay tại thời điểm nhận hàng.

- Trường hợp nhận hàng qua bên trung gian (bên thứ ba logistics), thương nhân cần yêu cầu và lưu lại chứng từ tương ứng để làm cơ sở kiểm kê và khiếu nại (nếu có).

- Từ chối nhận hàng nếu không có chứng từ hợp lệ, hàng hóa không đúng mô tả hoặc có dấu hiệu bị can thiệp.

Lưu ý quan trọng:

Việc thiếu hoặc sai lệch chứng từ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi bảo hành, đổi trả và khiếu nại sau bán hàng. Mọi trường hợp phát sinh liên quan đến chứng từ không được cung cấp đầy đủ sẽ được xử lý dựa trên biên bản giao nhận cuối cùng và xác nhận từ hệ thống quản lý đơn hàng của Tai Thong.